Importera betyg via betygsfil
Vy i Indra: Elever»Importera elever
Särskild behörighet grundskola: Elev och betygsimport
Skolor som använder Idunsoft, Schoolsoft, Procapita, Extens, Adela eller Infomentor har möjlighet att exportera betygsfiler med sina år 9-elevers betyg ur sina skolsystem. Betygsfilen ska ha ändelsen .ebt.
För support angående export av filen, ta kontakt med din skolas leverantör av elevregister.
Importen av betyg sker i fem steg:
- Kontrollera elevuppgifter
- Läs in filen
- Rätta fel
- Importera filen
- Kontrollera och justera betyg
Kontrollera elevuppgifter
Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera:
- Är elever registrerade. Alla elever du ska importera betyg på ska vara grundregistrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om elev inte finns kan du lägga till eleven via vyn Elever»Ny elev.
- Flytt ut / Bytt skola. Elever som har flyttat eller bytt skola ska läggas om till den nya skolan och betygen ska skickas dit. på antagningskanslier.skr.se hittar du kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier.
- Flytt in. Betyg för inflyttad elev som har betyg från tidigare extern skola ska också registreras i Indra.
- TF-elever. Säkerställ att du inte importerar TF-elevers betyg. De har en särskild hantering, se nedan.
- Språk
-
Moderna språk, Språkval (M2). Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i filen.
Det andra betyget registreras in manuellt i Indra: betygskolumn Ex1.
-
Avslutat språkval. För elever som avslutat sina språkval och inte får betyg (A-F) så måste språkvalet tas bort.
För att radera avslutat språkval i Indra: öppna elevens Elevkort, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk.
Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg.
-
Modersmål (ML): För elever som läser modersmål och kommer få betyg i ämnet (A-F) ska även språket för ML finnas med, antingen redan på elevkortet i Indra annars måste det varamed i filen.
Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra.
-
- Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
- Anpassad studiegång eller ej läst ämnet. Om markeringar för exempelvis streck eller anpassad studiegång (-, 1, 2, 3) finns med i filen kommer de inte att läsas in. Det går bara att registrera betyg A-F i Indra.
Läs in filen
- Gå till Elever>Importera betyg.
- Välj Läs in ny fil för att öppna dialogrutan Läs in ny betygsfil.
-
Ht-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på period
Välj filen som ska läsas in genom att klick på Bläddra och klicka på Läs in (fil med ändelsen .ebt).
- En informationsruta kommer upp efter inläsningen är klar. I den rutan visas information om antal inlästa elever samt eventuella felaktigheter
- Är den inlästa filen rätt utan fel?
- Klicka på Stäng och importera sedan filen genom att klicka på Importera
- Har filen fel så måste de rättas
- Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i inläsningen.
- Håll muspekaren över den röda symbolen i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
- Klicka på Importera för att läsa in betygen i Indra efter att du har rättat felen.
- Är den inlästa filen rätt utan fel?
Vad betyder varningarna?
Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:
- Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
- Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
- Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
- Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall
Rätta fel
Det är viktigt att alla fel rättas innan import. Om ett valideringsfel inte rättas läses inte den elevens betyg in.
- Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna elevens betygskort där du ska justera felaktigheterna.
- Åtgärda felaktigheterna.
- Välj Spara och Stäng, varpå eleven försvinner från listan över felaktigheter.
- Upprepa för andra elever med felaktig information.
Valideringsfel (specifika per elev) |
Beskrivning av fel |
Att göra för att rätta |
Språkbetyg ML läses inte in för språk är inte registrerat. |
Betyg är inläst i ML, men vilket modersmål betyget avser saknas i elevkortets flik Kontaktuppgifter. |
Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål) |
M2 Språk har ett ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod |
Betyget har ett ogiltigt värde |
Det går inte att ange betyg i både SV och SVA |
Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde) |
Språkbetyg (M1, M2) läses inte in eftersom språk inte är registrerat |
Betyg är inläst i M1 eller M2, men vilket språk betyget gäller saknas |
Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2 |
Personnummer har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)
|
1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra |
1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt. |
|
2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder |
2.Kontakta Gymnasieantagningen! |
|
3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra |
3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra! |
|
4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra |
4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan |
Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet) |
Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde eller till skola utanför Storsthlms antagningsområde |
Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde. Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan. |
Betygsämne har ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod. |
Importera filen
- Gå tillbaka till ursprungsläget för betygsimport genom att klicka på den turkosa länken Betygsimporter, som ligger precis ovanför tabellen.
- Klicka på Importera.
- Om det inte finns fel. visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
- Om det fortfarande finns fel. får du felmeddelandet "Du har rader som inte är åtgärdade. Vill du fortsätta och importera de rader som validerar?" Du har då fyra val:
- Klicka på OK för att importera endast de betyg som är korrekta.
- Klicka på Avbryt för att gå tillbaka och åtgärda resten av felaktigheterna.
- Justera betygsfilen och läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
- Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.